Manual de Conduta do Setor Financeiro

Guia de Boas Práticas
do Financeiro

Preparado para

Flusso

FrenteControladoria & Fechamento Financeiro

Versão1.0 · julho de 2026

AplicaçãoControladoria

Apresentação

Este manual foi desenvolvido para você, empresário ou gestor de Flusso, que está estruturando a gestão financeira da sua empresa ou aprimorando processos existentes. Nosso objetivo é simples e direto: mostrar como funciona uma gestão financeira profissional, o que você precisa fazer e como a Extat te apoia nessa jornada. Não é um manual técnico cheio de jargões — é um guia prático do dia a dia da sua empresa.

Sempre que houver dúvida sobre como o financeiro deve operar, este documento é o ponto de consulta comum entre a equipe de controladoria da Extat, a equipe financeira interna da empresa e você, empresário.

Por que isso importa

Uma gestão financeira bem estruturada te dá clareza de onde está seu dinheiro, controle sobre pagamentos e recebimentos, previsibilidade para tomar decisões, tranquilidade para focar no crescimento e informação confiável para bancos, investidores e sócios. Quando você não tem isso, está dirigindo no escuro. Quando tem, consegue planejar o futuro.

Como funciona a parceria Extat + Flusso

Sua equipe financeira cuida

Do lançamento e da conciliação bancária no sistema
Da emissão de notas e do contas a pagar e a receber
Da execução dos pagamentos nos dias fixos
Da cobrança e da organização dos documentos

A Extat cuida

Do fechamento financeiro mensal
Da conferência e auditoria dos lançamentos
Da DRE, do fluxo de caixa e dos indicadores
Da definição das políticas e do treinamento da equipe

Juntos construímos

Um financeiro confiável e auditável
Relatórios que orientam decisões
Processos padronizados e seguros
Uma base sólida para crescer

Perfil do setor financeiro

O setor financeiro lida com a informação mais sensível da empresa — o dinheiro e tudo o que o cerca. Por esse perfil, ele exige quatro pilares inegociáveis, que valem para a Extat, para a equipe interna e para o empresário.

🔒 Sigilo

As informações financeiras são confidenciais. O acesso é restrito a quem realmente precisa, e dados sensíveis nunca trafegam por canais abertos.

🎯 Controle

Cada valor que entra ou sai tem origem, destino e responsável. Nada acontece sem registro e conferência.

📐 Ordem

Rotinas, prazos e classificações padronizadas. O financeiro é repetitivo por natureza — e é justamente isso que o torna confiável.

🔎 Transparência

Números claros e acessíveis a sócios e gestores. A informação existe para orientar decisões, não para esconder problemas.

Princípios gerais de boa gestão financeira

Todo dinheiro tem origem e destino. Cada centavo que entra ou sai tem uma origem (de onde veio) e um destino (para onde foi). Evite lançamentos genéricos como "Diversos" ou "Despesas gerais"; identifique exatamente o que é cada transação.
Sem documento, não aconteceu. Toda receita, despesa e pagamento precisa de comprovação (nota fiscal, boleto, comprovante bancário). Guarde todos os documentos, em meio digital ou físico.
Organize o financeiro no tempo certo. Existem dois relógios: competência (quando a venda ou a despesa aconteceu) e caixa (quando o dinheiro efetivamente entrou ou saiu). Competência mostra se houve lucro; caixa mostra se há dinheiro para pagar as contas.
Previsibilidade é poder. Não decida olhando só o saldo do banco de hoje. Olhe o que entra e sai nos próximos 30, 60 e 90 dias para antecipar faltas, aproveitar sobras e saber se dá para crescer agora.
Disciplina financeira gera resultado. Respeite os prazos, siga a política de pagamentos, revise os relatórios e tire dúvidas. O financeiro bem feito é repetitivo — e é exatamente isso que funciona.

Plano de contas: a espinha dorsal do financeiro

O plano de contas é a lista organizada e padronizada de todas as categorias em que as receitas, as despesas, os bens e as obrigações da empresa são classificados. Funciona como um "dicionário" do financeiro: garante que cada transação seja sempre registrada no mesmo lugar e com o mesmo nome — hoje, amanhã e daqui a um ano.

Como ele é organizado

Grupo	Exemplos de contas
Receitas	Venda de produtos, Venda de serviços, Outras receitas
Custos	Matéria-prima, Mercadoria para revenda, Serviços de terceiros
Despesas com pessoal	Salários, Encargos, Benefícios, Pró-labore
Despesas operacionais	Aluguel, Energia, Internet, Software, Marketing
Despesas financeiras	Juros, Tarifas bancárias, IOF
Impostos	Simples/DAS, ISS, ICMS, IRPJ/CSLL

Por que ele importa

Um bom plano de contas é o que permite gerar uma DRE confiável, comparar meses e anos, enxergar onde estão os maiores gastos e evitar lançamentos genéricos como "diversos".

O que lançar e o que não lançar em cada categoria

Orientação específica de Flusso para classificar corretamente cada lançamento:

Plano de contas detalhado — Flusso Engenharia Ambiental. Tabela inserida a partir do PDF Plano de contas e o que lançar, para consulta direta na classificação dos lançamentos.

Código	Descrição / Conta	Natureza	O que lançar
1	RECEITAS OPERACIONAIS		Lançar todas as receitas operacionais da empresa: perfuração de poços, manutenção, serviços ambientais, monitoramento/cloração, venda de materiais e outras vendas, pelo valor bruto faturado.
1.1	Perfurações de Poços	Receita	Lançar o valor faturado dos serviços de perfuração de poços artesianos/tubulares prestados a clientes.
1.2	Serviços de Manutenção	Receita	Lançar receitas de manutenção preventiva/corretiva de poços e equipamentos prestada a clientes.
1.3	Serviços de Regularização Ambiental	Receita	Lançar receitas de outorgas, licenciamentos e demais serviços de regularização ambiental prestados a clientes.
1.4	Monitoramento e Cloração	Receita	Lançar receitas de contratos de monitoramento de poços e serviços de cloração/tratamento de água.
1.5	Venda de Materiais	Receita	Lançar receitas com a venda avulsa de materiais, peças e equipamentos a clientes.
1.6	Outras Receitas de Vendas	Receita	Lançar outras receitas de vendas não classificáveis nas contas 1.1 a 1.5.
2	DEDUÇÕES E IMPOSTOS		Lançar os impostos e deduções incidentes diretamente sobre o faturamento (tributos sobre vendas/serviços).
2.1	PIS e COFINS	Despesa	Lançar os valores de PIS e COFINS apurados sobre o faturamento do período.
2.2	ICMS	Despesa	Lançar o ICMS devido sobre as vendas e serviços tributados.
2.3	CSLL e IRPJ	Despesa	Lançar CSLL e IRPJ apurados sobre o lucro da empresa no período.
2.4	Outras deduções e impostos	Despesa	Lançar outras deduções e tributos sobre o faturamento não classificados em 2.1 a 2.3 (ex.: ISS, taxas de emissão de NF).
3	CUSTOS OPERACIONAIS		Lançar todos os custos diretamente relacionados à execução das obras e prestação dos serviços (mão de obra de campo, materiais aplicados, frota, terceiros).
3.1	Custos Diretos de Obra / Campo		Lançar custos diretos da execução da obra em campo: licenciamentos, sinalização, garantia, alojamento/alimentação da equipe, combustível e materiais de perfuração.
3.1.1	Licenciamento de perfuração, APP e Outorga de uso	Custo	Lançar taxas pagas a órgãos públicos para outorga de uso de água, licenciamento de perfuração e APP referentes à obra.
3.1.2	Sinalizações e Tapumes	Custo	Lançar gastos com sinalização de segurança, tapumes e isolamento do canteiro de obra.
3.1.3	Manutenção Pós-Obra e Reparos em Garantia	Custo	Lançar custos de reparos e manutenções realizados após a entrega da obra, dentro do prazo de garantia.
3.1.4	Alojamento de Colaboradores	Custo	Lançar gastos com hospedagem/alojamento da equipe técnica durante a execução da obra em campo.
3.1.5	Alimentação de Colaboradores em Campo	Custo	Lançar despesas com alimentação da equipe de campo durante a obra.
3.1.6	Combustível para Máquinas e Equipamentos	Custo	Lançar combustível consumido por máquinas e equipamentos de perfuração usados na obra.
3.1.7	Manutenção e Serviços de Oficina	Custo	Lançar manutenção e reparos de máquinas e equipamentos realizados em oficina própria ou terceirizada.
3.1.8	Materiais Aplicados na Perfuração	Custo	Lançar materiais consumidos especificamente no processo de perfuração do poço.
3.1.9	Frete e Transporte de Máquinas	Custo	Lançar fretes e transportes de máquinas e equipamentos até o canteiro de obra.
3.2	Materiais Aplicados na Obra		Lançar materiais e insumos aplicados diretamente na construção/instalação do poço e estrutura da obra (elétrica, tubulação, ferramentas, EPIs, peças).
3.2.1	Elétrica, cabos e painéis	Custo	Lançar compra de material elétrico, cabos e painéis instalados na obra.
3.2.2	Bomba Submersa	Custo	Lançar a compra de bombas submersas aplicadas na obra do cliente.
3.2.3	Ferramentas (Brocas, chaves e etc)	Custo	Lançar compra de ferramentas de uso na obra, como brocas e chaves.
3.2.4	Limpeza de Obra	Custo	Lançar gastos com limpeza e materiais de limpeza do canteiro de obra.
3.2.5	EPIs e Materiais de Segurança do Trabalho	Custo	Lançar compra de equipamentos de proteção individual e materiais de segurança para a equipe de obra.
3.2.6	Frete de compras de materiais	Custo	Lançar fretes referentes ao transporte de materiais comprados para a obra.
3.2.7	Conexões	Custo	Lançar compra de conexões e acessórios hidráulicos aplicados na obra.
3.2.8	Tubos, filtros e pré-filtros	Custo	Lançar compra de tubos, filtros e pré-filtros aplicados na obra.
3.2.9	Outras Despesas com Materiais de Obra	Custo	Lançar outros materiais de obra não classificáveis nas contas 3.2.1 a 3.2.8.
3.2.10	Compra de Peças	Custo	Lançar compra de peças de reposição para equipamentos usados na obra.
3.2.11	Manutenção de máquinas e equipamentos	Custo	Lançar manutenção de máquinas e equipamentos utilizados na obra/instalação.
3.3	Logística e Frota		Lançar despesas com veículos e logística usados nas operações (combustível, manutenção, estacionamento, multas, viagens).
3.3.1	Combustível – Veículos Administrativos/Operacionais	Custo	Lançar combustível de veículos usados no deslocamento administrativo e operacional (não máquinas de obra).
3.3.2	Manutenção de Veículos	Custo	Lançar manutenção, revisão e reparos de veículos da frota.
3.3.3	Estacionamentos	Custo	Lançar despesas com estacionamento de veículos da empresa.
3.3.4	IPVA, Multas e Regularizações de Veículos	Custo	Lançar IPVA, multas de trânsito e taxas de regularização de veículos da frota.
3.3.5	Viagens, Passagens e Hospedagens	Custo	Lançar passagens, hospedagens e despesas de viagem de colaboradores administrativos/comerciais.
3.4	Serviços de Terceiros		Lançar serviços prestados por terceiros diretamente vinculados à obra (mão de obra terceirizada, segurança, locação de máquinas).
3.4.1	Serviços técnicos terceirizados	Custo	Lançar serviços técnicos especializados contratados de terceiros para a obra.
3.4.2	Terceirização de Mão de Obra	Custo	Lançar valores pagos a empresas terceirizadas de mão de obra para execução da obra.
3.4.3	Segurança e Vigilância de Obra	Custo	Lançar serviços de segurança e vigilância contratados especificamente para o canteiro de obra.
3.4.4	Locação de Máquinas e Equipamentos	Custo	Lançar aluguel de máquinas e equipamentos utilizados na obra.
3.4.5	Outros Serviços de Terceiros	Custo	Lançar outros serviços terceirizados vinculados à obra não classificados nas contas 3.4.1 a 3.4.4.
4	DESPESAS DE PESSOAL		Lançar todos os custos com folha de pagamento e benefícios dos colaboradores (salários, encargos, benefícios e provisões trabalhistas).
4.1	Salários	Despesa	Lançar o valor bruto de salários mensais pagos aos colaboradores.
4.2	Diárias e produção	Despesa	Lançar pagamentos variáveis por diária trabalhada ou produção/metas atingidas.
4.3	Férias e Abonos Pecuniários	Despesa	Lançar pagamentos de férias e o respectivo abono pecuniário (venda de 1/3 de férias).
4.4	13º Salário	Despesa	Lançar o pagamento do 13º salário (parcelas e integral) dos colaboradores.
4.5	FGTS	Despesa	Lançar o depósito mensal do FGTS sobre a folha de pagamento.
4.6	INSS – Cota Empresa	Despesa	Lançar a contribuição previdenciária patronal (cota empresa) sobre a folha.
4.7	INSS – Cota Funcionário	Despesa	Lançar o valor do INSS retido dos funcionários, quando contabilizado como repasse.
4.8	IRRF sobre Folha	Despesa	Lançar o Imposto de Renda Retido na Fonte sobre os salários dos colaboradores.
4.9	PIS sobre Folha	Despesa	Lançar o PIS incidente sobre a folha de pagamento, quando aplicável.
4.10	Aviso Prévio, Indenizações e Rescisões	Despesa	Lançar verbas rescisórias, aviso prévio indenizado e demais indenizações trabalhistas.
4.11	Exames Admissional, Demissional e Periódicos	Despesa	Lançar despesas com exames médicos ocupacionais (admissional, demissional, periódico).
4.12	Fardamentos	Despesa	Lançar compra de uniformes e fardamentos para os colaboradores.
4.13	Treinamento e Capacitação	Despesa	Lançar cursos, treinamentos e capacitações da equipe.
4.14	Vale Transporte	Despesa	Lançar o benefício de vale transporte concedido aos colaboradores.
4.15	Vale Alimentação	Despesa	Lançar o benefício de vale alimentação/refeição concedido aos colaboradores.
4.16	Gratificações	Despesa	Lançar gratificações e bônus extraordinários pagos aos colaboradores.
4.17	Ajuda de Custo	Despesa	Lançar ajudas de custo pagas a colaboradores (ex.: deslocamento, moradia).
4.18	Outros Gastos com Pessoal	Despesa	Lançar outros gastos com pessoal não classificados nas contas 4.1 a 4.17.
4.19	Plano de Saúde	Despesa	Lançar mensalidades de plano de saúde dos colaboradores.
4.20	Plano Odontológico	Despesa	Lançar mensalidades de plano odontológico dos colaboradores.
4.21	Seguro de Vida	Despesa	Lançar apólices de seguro de vida em grupo dos colaboradores.
5	DESPESAS COMERCIAIS E DE MARKETING		Lançar despesas com marketing, publicidade, comissões e ações comerciais para captação e retenção de clientes.
5.1	Marketing, Propaganda e Redes Sociais	Despesa	Lançar gastos com anúncios, campanhas publicitárias e gestão de redes sociais.
5.2	Material Gráfico e Identidade Visual	Despesa	Lançar produção de material gráfico, logotipo e identidade visual da empresa.
5.3	Patrocínios e Brindes	Despesa	Lançar gastos com patrocínios a eventos e brindes promocionais para clientes.
5.4	Tarifas de Vendas	Despesa	Lançar tarifas cobradas em processos de venda (ex.: taxas de plataformas, cartório de contratos).
5.5	Comissões de Vendas	Despesa	Lançar comissões pagas a vendedores ou representantes por vendas realizadas.
5.6	Outras Despesas Comerciais	Despesa	Lançar outras despesas comerciais não classificadas nas contas 5.1 a 5.5.
6	MANUTENÇÃO, ESTRUTURA E UTILIDADES		Lançar despesas de manutenção da estrutura física e utilidades da empresa (aluguel, energia, água, internet, segurança, IPTU).
6.1	Aluguel e Condomínio	Despesa	Lançar aluguel e taxas de condomínio das instalações da empresa (escritório, galpão etc.).
6.2	Energia Elétrica	Despesa	Lançar contas de energia elétrica das instalações da empresa.
6.3	Água e Esgoto	Despesa	Lançar contas de água e esgoto das instalações da empresa.
6.4	Internet e Telecomunicações	Despesa	Lançar despesas com internet, telefonia fixa e móvel da empresa.
6.5	Segurança e Vigilância	Despesa	Lançar serviços de segurança e vigilância das instalações/sede da empresa.
6.6	IPTU	Despesa	Lançar o IPTU das propriedades/imóveis da empresa.
6.7	Alvarás e Regularizações	Despesa	Lançar taxas de alvarás, licenças de funcionamento e regularizações da empresa.
6.8	Seguro de Veículo	Despesa	Lançar apólices de seguro dos veículos da frota da empresa.
6.9	Outras Despesas de Estrutura	Despesa	Lançar outras despesas de estrutura e utilidades não classificadas nas contas 6.1 a 6.8.
7	DESPESAS ADMINISTRATIVAS		Lançar despesas gerais de administração e funcionamento do escritório (TI, softwares, assessorias, material de expediente, taxas bancárias).
7.1	Serviços de TI e Manutenção de Sistemas	Despesa	Lançar suporte técnico de TI e manutenção de sistemas/softwares administrativos.
7.2	Aluguel e Licença de Software	Despesa	Lançar mensalidades e licenças de softwares utilizados pela empresa.
7.3	Assessoria Contábil	Despesa	Lançar honorários pagos ao escritório de contabilidade.
7.4	Assessoria Jurídica	Despesa	Lançar honorários de advogados e assessoria jurídica da empresa.
7.5	Outras Consultorias e Assessorias	Despesa	Lançar outras consultorias contratadas (ex.: RH, gestão, consultoria administrativa).
7.7	Material de Escritório e Expediente	Despesa	Lançar compra de materiais de escritório e expediente (papel, canetas, cartuchos etc.).
7.8	Manutenção de Equipamentos e Máquinas	Despesa	Lançar manutenção de equipamentos de uso administrativo (impressoras, computadores etc.).
7.9	Alimentação e Refeições Administrativas	Despesa	Lançar despesas com alimentação e refeições da equipe administrativa.
7.10	Água Mineral, Cafés e Lanches	Despesa	Lançar compra de água mineral, café e lanches para o escritório.
7.11	Compras Diversas e Suprimentos de Copa	Despesa	Lançar suprimentos de copa e compras diversas do escritório.
7.12	Tarifas Bancárias e Manutenção de Contas	Despesa	Lançar tarifas de manutenção de conta bancária e pacotes de serviços bancários.
7.13	Despesas de Boleto e Taxa de Cartão	Despesa	Lançar taxas de emissão de boletos e taxas de máquinas de cartão de crédito/débito.
7.14	Protestos, Negativação e Custas Processuais	Despesa	Lançar custas de protesto, negativação de devedores e despesas processuais da empresa.
7.15	Associações Comerciais ou de Classe	Despesa	Lançar mensalidades e taxas de associações comerciais ou de classe.
7.16	Confraternização e Eventos Internos	Despesa	Lançar despesas com eventos internos e confraternizações da equipe.
7.17	Outras Despesas Administrativas	Despesa	Lançar outras despesas administrativas não classificadas nas contas anteriores do grupo 7.
8	RECEITAS E DESPESAS FINANCEIRAS		Lançar receitas e despesas de natureza financeira, não operacional direta (rendimentos de aplicações, juros, encargos e tarifas financeiras).
8.1	Receitas Financeiras		Lançar ganhos financeiros obtidos com aplicações, juros recebidos e outras receitas financeiras.
8.1.1	Rendimentos de Aplicação Financeira	Receita	Lançar rendimentos de aplicações financeiras e investimentos de caixa da empresa.
8.1.2	Receita de Juros	Receita	Lançar juros recebidos de clientes ou terceiros por atraso de pagamento.
8.1.3	Receita de Protestos e Negativação	Receita	Lançar valores recebidos relacionados a protestos e negativação de devedores.
8.1.4	Outras Receitas Financeiras	Receita	Lançar outras receitas financeiras não classificadas nas contas 8.1.1 a 8.1.3.
8.2	Despesas Financeiras		Lançar encargos, juros e tarifas financeiras pagas pela empresa em empréstimos e financiamentos.
8.2.1	IOF e Encargos	Despesa	Lançar IOF e demais encargos financeiros cobrados em operações de crédito.
8.2.2	Pagamento de Empréstimos a Bancos	Despesa	Lançar o pagamento de juros/encargos de empréstimos contraídos junto a bancos.
8.2.3	Pagamento de Empréstimos a Terceiros	Despesa	Lançar juros e encargos de empréstimos contraídos com terceiros (não bancos).
8.2.4	Parcelamento Tributário / PGFN	Despesa	Lançar parcelas de parcelamentos tributários junto à PGFN/Receita Federal.
8.2.5	Outras Despesas Financeiras	Despesa	Lançar outras despesas financeiras não classificadas nas contas 8.2.1 a 8.2.4.
9	SÓCIOS		Lançar remunerações e retiradas dos sócios da empresa (pró-labore, distribuição de lucros e reembolsos).
9.1	Pró-Labore – Mário	Despesa	Lançar o pró-labore mensal pago ao sócio Mário.
9.2	Pró-Labore – Antônio	Despesa	Lançar o pró-labore mensal pago ao sócio Antônio.
9.3	Pró-Labore – Carlos	Despesa	Lançar o pró-labore mensal pago ao sócio Carlos.
9.4	Distribuição de Lucros	Despesa	Lançar a distribuição de lucros/dividendos aos sócios.
9.5	Reembolso de Sócios	Despesa	Lançar reembolsos de despesas antecipadas pelos sócios em nome da empresa.
10	INVESTIMENTOS		Lançar aquisições de bens de capital e aplicações que geram ativos de longo prazo (imóveis, máquinas, veículos, reformas).
10.1	Construções, Ampliações e Reformas	Investimento	Lançar gastos com construção, ampliação ou reforma de imóveis da empresa.
10.2	Compra de Máquinas e Equipamentos	Investimento	Lançar a compra (não aluguel) de máquinas e equipamentos para uso próprio da empresa.
10.3	Compra de Equipamentos de Informática	Investimento	Lançar a compra de computadores, notebooks e equipamentos de informática.
10.4	Compra de Móveis, Decoração e Utensílios	Investimento	Lançar a compra de móveis, itens de decoração e utensílios para as instalações da empresa.
10.5	Aplicações Financeiras	Investimento	Lançar o valor aplicado (principal) em investimentos financeiros da empresa.
10.6	Consórcios	Investimento	Lançar pagamentos de parcelas de consórcios contratados pela empresa.
10.7	Compras de Imóveis	Investimento	Lançar a aquisição de imóveis pela empresa.
10.8	Compras de Veículos	Investimento	Lançar a aquisição de veículos para a frota da empresa.
11	RECEITAS E DESPESAS NÃO OPERACIONAIS		Lançar receitas e despesas eventuais, não recorrentes e fora do objeto social da empresa (ex.: venda de imobilizado, indenizações recebidas).
11.1	Outras Receitas Não Operacionais	Receita	Lançar receitas eventuais não relacionadas à atividade principal (ex.: venda de bens do ativo imobilizado, indenizações recebidas).
11.2	Outras Despesas Não Operacionais	Despesa	Lançar despesas eventuais não relacionadas à atividade principal (ex.: baixas de ativos, perdas extraordinárias).
12	MOVIMENTAÇÕES BANCÁRIAS		Lançar movimentações internas de caixa/bancos que não representam receita ou despesa real (saldo inicial, transferências entre contas, aplicações automáticas).
12.1	Saldo Inicial	Receita	Lançar o saldo inicial de caixa/banco no início do período de apuração.
12.2	Transferência entre Contas – Entrada	Receita	Lançar entradas de transferências entre contas bancárias da própria empresa.
12.3	Transferência entre Contas – Saída	Despesa	Lançar saídas de transferências entre contas bancárias da própria empresa.
12.4	Aplicações Automáticas	Despesa	Lançar valores movimentados para aplicações financeiras automáticas (varredura de saldo).

Centros de custo: onde o dinheiro é gerado e consumido

O centro de custo é uma etiqueta que identifica a qual área, unidade, projeto ou atividade uma receita ou despesa pertence. Se o plano de contas responde "o que é" a transação, o centro de custo responde "de quem ou de onde é". Os dois trabalham juntos.

Por que eles importam

Os centros de custo permitem medir a rentabilidade por área, comparar unidades e responder perguntas como "qual filial dá lucro?" ou "quanto o setor administrativo consome?". É o que transforma o financeiro em ferramenta de decisão.

Centros de custo de Flusso

01 - Administrativo
02 - Obras de pequeno porte
03 - Obras médias e grandes (incluídas de forma individual no centro de custo)

Criação de novos centros de custo

Serão incluídos novos centros de custos para qualquer obra com valor acima de 30mil reais. (Para organização e parametrização dos centros de custos, deverá ser seguida a estrutura de nomeclatura padrão: NOMEDOCLIENTE-UF-N°DOCONTRATO

Divisão de responsabilidades operacionais

Sua equipe financeira interna é responsável por

1. Registrar e conciliar no sistema. Lançar todas as transações, conciliar os bancos diariamente e manter os cadastros atualizados.

2. Emitir notas e controlar contas. Emitir as notas fiscais, organizar o contas a pagar por vencimento e acompanhar o contas a receber.

3. Executar pagamentos e cobrança. Programar e executar os pagamentos nos dias fixos e conduzir a régua de cobrança conforme as políticas deste manual.

4. Organizar e guardar os documentos. Manter notas, boletos, extratos e comprovantes organizados e disponíveis.

5. Enviar o material para o fechamento no prazo. Disponibilizar à Extat, até o dia 3 do mês seguinte, tudo o que for necessário para o fechamento do mês.

A Extat é responsável por

1. Realizar o fechamento financeiro mensal — conferir, ajustar e classificar os lançamentos. Prazo: até o dia 10 do mês seguinte.

2. Conferir e auditar os lançamentos — revisar a qualidade do que a equipe interna registrou e apontar correções.

3. Entregar os relatórios gerenciais — conforme a tabela de relatórios definida neste manual.

4. Analisar os resultados em reunião — conduzir as reuniões de análise combinadas.

5. Definir e revisar políticas e processos — inclusive este manual de conduta.

6. Treinar e orientar a equipe interna — capacitar a equipe financeira do cliente nos processos definidos.

7. Alertar sobre inconsistências e riscos — lançamentos sem documento, fluxo projetado negativo, desvios de margem e despesas atípicas.

Política de crédito e descontos

Toda política de crédito é personalizada conforme o tipo de negócio, o ticket médio, o ciclo de vendas, o perfil de clientes e a saúde financeira atual. Abaixo, as diretrizes definidas para Flusso.

Diretrizes por perfil de cliente

Clientes novos: Primeira compra com entrada + parcelas curtas até a conclusão do serviço; a partir da 2ª compra, avaliar histórico com limite inicial conservador..

Clientes recorrentes: prazo médio alinhado ao ciclo financeiro, limite baseado no faturamento médio e revisão semestral.

Grandes clientes: análise individual de capacidade de pagamento, garantias adicionais se necessário e acompanhamento mais próximo.

Antes de conceder prazo, pergunte: por quanto tempo consigo financiar este cliente? Ele tem histórico confiável? O volume compensa o risco? Tenho capital de giro para esperar?

Política de cobrança

Cobrar não é favor, é direito. Você entregou o produto ou serviço; o pagamento é consequência natural. A cobrança segue três fases.

Fase 1 — Preventiva (antes do vencimento)

Responsável: Equipe interna. Sete dias antes, lembrete amigável com o boleto/dados; dois dias antes, confirmação de que está tudo certo para o pagamento. Tom educado e prestativo.

Fase 2 — Amigável (0 a 15 dias de atraso)

Responsável: equipe interna. No 1º dia de atraso, contato para entender se houve problema; aos 5 dias, novo contato para regularizar; aos 10 dias, contato mais firme com prazo de 5 dias.

Fase 3 — Assertiva (15+ dias de atraso)

Responsável: equipe interna (com jurídico quando aplicável). Aos 15 dias, última notificação e suspensão de novos pedidos; aos 30 dias, notificação formal/protesto; aos 45+ dias, decidir entre acordo, ação judicial ou baixa.

Condições de acordo

Entrada mínima30

Parcelamento máximoAté 3x a partir da data da negociação

Suspenda novo crédito até a quitação total e formalize todo acordo por escrito. A equipe interna acompanha a inadimplência pelo sistema e conduz os contatos; a Extat consolida a posição no fechamento mensal.

Política de dias fixos de pagamento

Pagar "quando aparece" gera caos no fluxo de caixa, risco de esquecer contas e estresse operacional. Dias fixos organizam tudo.

Pagamentos semanais

Terças e sextas-feiras — fornecedores gerais.

Pagamentos mensais fixos

Dia 5 — folha de pagamento + encargos
Dia 10 — aluguel e contas fixas
Dia 20 — impostos federais

Pagamentos específicos de Flusso

O quê	Quando pagar
Diária e Produção	20

Fluxo operacional da semana

A própria equipe financeira interna organiza a lista de pagamentos por vencimento, respeita os dias fixos e executa dentro do calendário, registrando tudo no sistema. A Extat confere a aderência no fechamento mensal.

Exceção permitida: antecipar pagamento apenas com desconto 10% ou mais, risco de suspensão de serviço essencial, ou multa/juros que custem mais que antecipar.

Orçamento de novas oportunidades de venda

Toda nova oportunidade comercial deve virar um orçamento estruturado antes de ir ao cliente. Padronizar isso garante que nada seja vendido sem preço, responsável e registro — e que a informação chegue organizada ao financeiro.

Como elaborar o orçamento de uma nova oportunidade

Defina e cadastre o cliente. Confirme se é cliente novo ou existente e cadastre os dados (razão social, CNPJ, contato) no Conta azul.
Descreva o serviço ou produto. O que será entregue, o escopo e o prazo.
Defina o valor. Preço, forma de pagamento e condições, respeitando as políticas de crédito e desconto deste manual.
Atribua o responsável. Quem conduz a oportunidade e responde por ela do início ao fechamento.
Cadastre o número/referência da proposta. Para orçamentos maiores ou mais complexos, registre um número de proposta (ou a referência da solicitação) para rastrear a oportunidade e ligá-la a toda a documentação.

Checklist do cadastro

Campo	O que registrar
Cliente	Novo ou existente; razão social, CNPJ e contato
Serviço / produto	Escopo, entrega e prazo
Valor	Preço, forma de pagamento e condições
Responsável	Quem conduz a oportunidade
Nº da proposta / referência	Para orçamentos maiores ou complexos — vincula à solicitação e à documentação
Data	Emissão e validade do orçamento

O número da proposta liga o orçamento a toda a documentação (solicitação, e-mails, contrato), facilitando a conferência no fechamento. A equipe interna registra a oportunidade; a Extat confere no fechamento.

Controles internos

Com equipe financeira própria, os controles internos são ainda mais importantes — e a Extat atua como uma camada independente de revisão.

Segregação de funções. Dentro da equipe financeira interna, quem lança ≠ quem executa pagamentos ≠ quem concilia. A Extat atua como revisor independente no fechamento mensal.

Dupla conferência de valores altos. Todo pagamento a partir de R$ 5.000 exige conferência de fornecedor, dados bancários, valor e documento fiscal, com aprovação dupla (analista + gestor da equipe interna).

Auditoria de documentos. No fechamento mensal, a Extat verifica se os pagamentos têm documento, as receitas têm nota, a conciliação bateu e não há lançamentos sem classificação. Trimestralmente, vocês revisam juntos fornecedores, contratos e despesas fora do padrão.

Acesso a sistemas. A equipe interna mantém o acesso operacional e o acesso máster ao banco. A Extat tem acesso de leitura e revisão para o fechamento — nunca a senhas ou tokens.

Rotina, reuniões e relatórios

Diário

Equipe interna: lançamentos
Equipe interna: conciliação bancária
Equipe interna: emissão de notas

Semanal

Terças e sextas-feiras: execução de pagamentos
Equipe interna: cobrança e recebimentos
Equipe interna: organização de documentos

Mensal

Até dia 3: equipe interna envia o material do mês
Até dia 10: Extat entrega o fechamento
Reuniões e relatórios conforme as tabelas abaixo

Trimestral

Revisão de políticas e processos
Análise de fornecedores e contratos
Avaliação de despesas atípicas

Reuniões de alinhamento

Cultura de alinhamento: reuniões recorrentes para manter empresa e Extat na mesma página.

Tipo de reunião	Periodicidade
Comercial	Semanal
Alinhamento operacional	Semanal
Prestação de contas	Quinzenal
Financeira	Mensal

Relatórios e envios

Relatório / envio	Periodicidade
DRE + Fluxo de Caixa + Indicadores	Mensal

Perguntas frequentes

Posso pagar um fornecedor fora do dia fixo se tiver desconto?

Sim, desde que o desconto seja superior a 10%, você formalize a aprovação e a Extat ajuste o fluxo de caixa projetado.

E se eu esquecer de enviar um documento?

Sem problema — avise a Extat assim que lembrar. Pode haver impacto no fechamento do mês. Dica: configure lembretes semanais para organizar os documentos.

Quanto tempo para ter o financeiro 100% estruturado?

Depende do ponto de partida: sem controle nenhum, 60 a 90 dias; com controle básico, 30 a 45 dias; com processos já rodando, 15 a 30 dias de ajustes.

E se meu fluxo de caixa ficar negativo?

A Extat te avisa com antecedência e, juntos, vocês avaliam antecipar recebíveis, renegociar prazos, buscar capital de giro ou adiar despesas não essenciais.

Compromisso Extat

Ao contratar nossa Controladoria, nos comprometemos a realizar o fechamento financeiro mensal com conferência e ajustes, entregar relatórios claros, alertar sobre situações críticas, definir e revisar os processos, treinar sua equipe, manter sigilo absoluto e melhorar continuamente junto com você.

Canais de comunicação

Envio de documentos (e-mail)financeiro@extatgroup.com.br

Pasta compartilhadaGoogle Drive — https://drive.google.com/drive/folders/1-6PtX3DMnrZ1wddr2VaryUEbecp3RpTn?usp=sharing

WhatsApp do consultorGrupo Oficial Extat do Whatsapp

Controller responsávelAyrton

Aprovações (e-mail)contato@extat.com.br

Horário de atendimentoSeg a Sex, 9h às 17h

Próximos passos

Semanas 1–2

Organizar os documentos que já existem
Configurar acessos (somente leitura para a Extat)
Agendar o onboarding com o responsável

Semanas 3–4

Extat processa o backlog
Estruturação inicial do plano de contas
Cadastro de fornecedores e clientes

Mês 2

Implementação das rotinas
Primeiros relatórios gerenciais
Ajustes finos de processo

Mês 3 em diante

Operação normal e contínua
Foco em análises e melhorias
Crescimento com base sólida

Termo de conhecimento

Li e compreendi o conteúdo deste Manual de Conduta do Setor Financeiro. Entendo minhas responsabilidades como cliente e o que posso esperar da Extat Group como parceira de Controladoria.

Empresa cliente

Empresa: Flusso

CNPJ: 30.261.268.0001-49

Representante legal: Mario Araujo

Data: / /

Assinatura

Extat Group

Controller responsável: Ayrton

Supervisor: Jozerly

Data: / /

Assinatura

Bem-vindo à parceria Extat. Vamos juntos!

BPO, Governança e Controladoria · São Luís – MA · www.extatgroup.com.br

Guia de Boas Práticasdo Financeiro

Apresentação

Por que isso importa

Como funciona a parceria Extat + Flusso

Sua equipe financeira cuida

A Extat cuida

Juntos construímos

Perfil do setor financeiro

🔒 Sigilo

🎯 Controle

📐 Ordem

🔎 Transparência

Princípios gerais de boa gestão financeira

Plano de contas: a espinha dorsal do financeiro

Como ele é organizado

Por que ele importa

O que lançar e o que não lançar em cada categoria

Centros de custo: onde o dinheiro é gerado e consumido

Por que eles importam

Centros de custo de Flusso

Criação de novos centros de custo

Divisão de responsabilidades operacionais

Sua equipe financeira interna é responsável por

A Extat é responsável por

Política de crédito e descontos

Diretrizes por perfil de cliente

Política de cobrança

Fase 1 — Preventiva (antes do vencimento)

Fase 2 — Amigável (0 a 15 dias de atraso)

Fase 3 — Assertiva (15+ dias de atraso)

Condições de acordo

Política de dias fixos de pagamento

Pagamentos semanais

Pagamentos mensais fixos

Pagamentos específicos de Flusso

Fluxo operacional da semana

Orçamento de novas oportunidades de venda

Como elaborar o orçamento de uma nova oportunidade

Checklist do cadastro

Controles internos

Rotina, reuniões e relatórios

Diário

Semanal

Mensal

Trimestral

Reuniões de alinhamento

Relatórios e envios

Perguntas frequentes

Compromisso Extat

Canais de comunicação

Próximos passos

Semanas 1–2

Semanas 3–4

Mês 2

Mês 3 em diante

Termo de conhecimento

Empresa cliente

Extat Group

Guia de Boas Práticas
do Financeiro